Formularios Google para facilitar el intercambio rápido de información entre tutor o tutora y profesores de una misma clase

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UNA GUÍA PARA NOVATOS. INTRODUCCIÓN:

En los centros educativos se maneja muchísima información compartida y es crucial que esta llegue de forma rápida al lugar, personas o equipos que la necesitan.
Existen numerosas herramientas TIC que facilitan esta comunicación y que permiten que la información fluya y se comparta de la forma deseada (como ejemplo y por citar solo dos: a) plataformas del tipo Edmodo y b) el entorno de trabajo corpororativo Google Apps para Educación). En este artículo no vamos a comentar ninguna de estas dos opciones.

Vamos a explicar cómo se puede agilizar este proceso comunicativo usando únicamente los formularios de Google y el correo electrónico, pero sin diponer de un entorno Google Apps para Educación.

SITUACIONES SIMPLES Y HABITUALES EN LAS QUE SE PRESENTA LA SITUACIÓN MENCIONADA ANTERIORMENTE:

Una situación típica es aquella en la que un tutor va a ser visitado por los padres de un alumno o alumna y precisa disponer de información actualizada de todo el equipo docente que atiende al alumno.

  • En mi instituto, hace solo tres años, curso 2011-12, el procedimiento consistía en que el tutor requería esa información escribiendo la información deseada, nombre del alumno y nombre del grupo (2ºESO-A, 2ºBAH-C, ...) en una pizarra situada en la sala de profesores.
    Los profesores que leían el mensaje a tiempo, rellenaban a mano en un folio los datos que deseaban aportar y lo depositaban en un cajetín correspondiente a la tutoría de ese grupo, lugar del que eran recogidos posteriormente los mensajes por el tutor.
    El procedimiento no se puede decir que sea ágil ni moderno, ¿no? No creo que en el caso de este instituto el procedimiento haya cambiado mucho en los últimos tiempos.(Desde entonces estoy en comisión de servicios, destinado en un centro de formación del profesorrado)
  • Una situación similar me ha sido descrita recientemente por una profesora de primaria en relación con la cumplimentación de las notas de los alumnos de las tutorías.
    En este caso cada profesor o profesora debe rellenar "a mano" las notas en una lista, se la entrega a la tutora, esta vuelve a copiar todos los datos en una nueva hoja y después de la evaluación proporciona los datos definitivos por escrito al equipo directivo. Este finalmente introduce la información final en una plataforma online cuya agilidad desconozco.
    El procedimiento, también en este caso, parece mejorable.

AGILIZANDO EL PROCESO COMUNICATIVO TUTOR-PROFESORES DE TUTORÍA MEDIANTE LA UTILIZACIÓN DE FORMULARIOS GOOGLE:

El procedimiento es muy simple y solo requiere que el tutor o tutora disponga de una cuenta normal en Google (si tienes una cuenta de correo en Gmail no necesitas nada más y en caso contrario la puedes crear sin ninguna dificultad en http://www.google.es pulsando sobre el botón: Iniciar Sesión y eligiendo crear cuenta).

SITUACIÓN DE PARTIDA

Los nombres que aparecen a continuación son inventados y las asignaturas corresponden a las que se imparten actualmente en la Comunidad de Madrid en 3º de Primaria.. Si existe algún error no tiene mayor importancia, lo único que deseo es mostrar cómo se pueden hacer estas cosas de forma simple y rápida.
a) Nombres de los profesores son los siguientes:
García Martínez, Pepe (asignatura: Lengua Castellana y Literatura)
Martín Rubio, Felisa (asignatura: Lengua Extranjera)
Toquero Fernández, María (asignatura: Matemáticas)
López Helguero, Pedro (asignatura: Ciencias Sociales)
Martínez Francia, Lorena (asignatura: Ciencias Naturales)
Garrido Peña, Manuel (asignatura: Educación Física)
Sotero Caballero, Pedro (asignatura: Religión)
Ramírez Montaña, Felisa (asignatura: Valores)
Coronado García, María (asignatura: Plástica)
Lorenzo Martín, Fernando (asignatura: Música)

b) Las asignaturas a evaluar son:
Lengua Castellana y Literatura,
Lengua Extranjera,
Matemáticas,
Ciencias Sociales,
Ciencias Naturales,
Educación Física,
Religíón/Valores,
Plástica,
Música

c) Nombres de los alumnos:
Olavide Ramos, Isabel
Álvarez Fernández, Pablo
Collado García, Marina
Díaz Cuesta, Felipe
Domínguez Cuenca, Rodrigo
Maroto Ferlosio, José
Melón Menor, María José
Morán Sieteiglesias, Concha
Osorio Lagunero, Pedro
Expósito Expósito, Marisa
Morán Madero, Luisa
Corcovado Sereno, Remedios
Rodrigo Valencia, Pepe
Pulido Henares, Josefa
Rodríguez Sotomayor, Luis
y lo dejamos ahí para no alargar el ejemplo; ya sabemos que en la realidad la tendencia es la de tener que atender cada vez a un número mayor de alumnos.

PRIMER PASO: CREACIÓN DE UN FORMULARIO PARA RECABAR LA INFORMACIÓN DESEADA DE LOS DEMÁS PROFESORES:

Hay que disponer de una cuenta de correo en Gmail. Si no la tienes la puedes crear sin ninguna dificultad en http://www.google.es pulsando sobre el botón: Iniciar Sesión y eligiendo crear cuenta.

¿Cómo se accede a Drive?
Después de acceder a la cuenta de correo de Gmail, al pulsar sobre un cuadrado formado por nueve puntos que está situado en la parte superior derecha, se abre una ventana en la que aparece un enlace para acceder a nuestro Drive. Véase la siguiente imagen.

acceso a Drive

En Drive podemos crear carpetas y archivos de texto, hojas de cálculo y otros y quedan guardados en "la nube" a nuestra disposición para acceder desde cualquier lugar en el que dispongamos de conexión a Internet. Además podemos compartir archivos con compañeros (con permisos de lectura o de escritura ...), pero esa es otra historia
En la situación descrita lo que nos interesa es diseñar un formulario. El formulario no es más que una aplicación web que permitirá a los demás profesores introducir los datos una vez que accedan a la dirección web del formulario (que les proporcionará el creador del formulario). Cuando todos los profesores hayan cumplimentado sus datos del formulario el creador del mismo dispondrá de los datos en una hoja de cálculo y podrá modificarlos, retocarlos y usar la información para elaborar documentos.
Vayamos por partes.

¿Cómo se verá el formulario cuando lo hayamos creado y se acceda a él desde Internet?
Será una página parecida a la siguiente. El profesor o profesora que acceda, deberá elegir su nombre, su asignatura y en el campo correspondiente al nombre de cada alumno pondrá la nota (la imagne siguiente solo muestra los nombres de los dos primeros alumnos; en este caso se tratará de una nota numérica tal como exige la LOMCE, actualmente en vigor).

vista del formulario una vez publicado

¿Cómo se crea el formulario?
Desde Drive nos situamos en un directorio cualquiera y creamos un nuevo archivo tipo formulario; asignamos el nombre deseado pulsando con el ratón sobre el nombre que aparece por defecto y ponemos el nombre deseado, por ejemplo "Evaluación 3º Primaria A":

Creación de un formulario nuevo

El formulario consta de una serie de campos, uno por cada pieza de información que deseamos que introduzcan los profesores.
Lo razonable es disponer de un campo para el nombre del profesor (lo llamaremos: "Nombre del profesor/a" y otro para el nombre de la asignatura (lo llamaremos "Asignatura"). Además necesitaremos un campo por cada alumno (para que cada profesor ponga las calificaciones de cada uno de los alumnos; esos campos serán de contenido texto y recibirán el nombre de cada alumno y hay que crear tantos como alumnos tenga el grupo).
Los dos primeros campos (Nombre del profesor/a y Asignatura) serán campos tipo test y activaremos la casilla "Pregunta obligatoria". Al diseñarlos incluimos los nombres de todos los profesores y de todas las asignaturas (ver imágenes). De esta forma cada profesor a la hora de cumplimentar el formulario deberá marcar su nombre y el nombre de la asignatura de la que se encarga.
Los campos que tienen por nombre el nombre de cada alumno o alumna serán, tal y como ya hemos comentado, campos de texto.

Creamos el primer campo del formulario:

Formulario creación campo nombre profesor

Creamos el segundo campo del formulario:

Formulario selección de la asignatura

Creamos los campos destinados a la introducción de la nota numérica de cada alumno:
Hay que crear un campo por cada alumno y el nombre del campo es el nombre del alumno (no activamos la casilla "Pregunta obligatoria", puesto que algún alumno puede no ser evaluado por todos los profesores).
Los campos se deben crear por orden alfabético, pero en caso de existir errores, se pueden reordenar fácilmente al final arrastrando con el ratón a la posición deseada.
Todos los cambios que se van haciendo en el diseño del formulario se van almacenando automáticamente.

campo introducción nota de alumno

En esta fase lo que estamos haciendo es editar el formulario. Debemos revisar los detalles y comprobar que los campos definidos están bien: a) nombre del profesor, b) asignatura, c) un campo por cada alumno para introducir las notas correspondientes.
Si existen errores se llevan a cabo las modificaciones pertinentes para que todo quede bien.

Ver el formulario publicado
A continuación lo normal es querer ver el formulario publicado, tal y como lo verán los profesores a la hora de introducir las notas. En la parte superior del formulario se puede ver lo que muestra la siguiente imagen:

Botón para ver el formulario publicado

Pinchando en el botón correspondiente podemos ver el formulario publicado y si hace falta volver a editarlo basta pulsar sobre el botón que aparece en la parte superior derecha: "Editar este formulario".
Editando de nuevo el formulario si nos fijamos en la parte superior (ver la imagen anterior) existe un enlace llamado "Cambiar Tema" que permite cambiar la forma en la que se visualiza el formulario. Nos ofrece diseños muy agradables desde el punto de vista estético y que permiten mejorar notablemente la presentación del formulario. Para ver el resultado hay que volver a ver el formulario publicado.

A los profesores que deben introducir la información en el formulario hay que proporcionarles la URL (dirección web) del formulario. Si se accede al formulario publicado ("ver el formulario publicado") en la barra de direcciones tenemos la URL del mismo. Se puede copiar (CTRL + C) y se puede pegar en un correo colectivo destinado a los profesores (CTRL + V)

URL del formulario

Una vez diseñado el formulario tendremos que estudiar cómo se almacenan los datos que los profesores van introduciendo en el formulario.

SEGUNDO PASO: Almacenamiento y visualización de los datos introducidos en el formulario:

Dependiendo de que sea la primera vez que se usa un formulario de Drive o no, la situación puede variar levemente.
Lo que hay que tener claro es que los datos introducidos por los profesores se almacenan en una hoja de cálculo por filas. En la primera fila de la hoja de cálculo asociada al formulario aparecen los nombres de los campos y cada vez que alguien introduce datos en el formulario se añade una nueva fila con los nuevos datos.
Normalmente la hoja de cálculo asociada a un formulario se crea automáticamente en la misma carpeta en la que está ubicado el formulario. Pero si no se hubiera creado automáticamente, o si se desea cambiar el destino de las respuestas, no hay problema en hacerlo. Lo comentamos a continuación.

En modo edición del formulario se encuentra en la barra de menús un menú llamado "Respuestas":

menú respuestas en formulario en modo edición

En ese menú podemos configurar todo lo que tiene que ver con el almacenamiento de las respuestas: a) si se aceptan o no respuestas, b) ver resumen de respuestas (en principio no nos interesa demasiado), c) ver respuestas (nos lleva a la hoja de cálculo asociada para recoger los datos que los profesores introducen en el formulario), c) cambiar destino de las respuestas (elegir la hoja en la que queremos almacenar los datos), d) desenlazar formulario (desvincularlo de la hoja de cálculo a la que está asociado el formulari), e) obtener URL previamente rellenada (no nos interesa de momento), f) eliminar todas las respuestas.

Veamos el aspecto de la hoja de cálculo después de que dos profesores hayan introducido sus notas:

notas en la hoja de cálculo asociada al formulario

Antes de continuar debemos llamar la atención sobre un detalle. Normalmente al archivo se le llama hoja de cálculo, pero realmente, y hablando con precisión, se debería decir libro (antiguamente libros de Excel). Es decir, el archivo es un libro (aunque se suele decir hoja) y el libro consta de una hoja, dos hojas o varias hojas. Véase en la parte inferior del documento. De momento, hay solo una hoja en la que se almacenan los datos y que se llama, en este caso, "Respuestas de Formulario 1".

Pie del documento

Esta hoja no hay que modificarla.
Para jugar con los datos hay que crear otra hoja nueva asociada a esta que contiene los datos originales introducidos por los profesores.

TERCER PASO: MANIPULACIÓN DE LOS DATOS INTRODUCIDOS POR LOS PROFESORES:

Vemos lo que se ve en la parte inferior del documento:

Para jugar con los datos y conseguir una presentación adecuada a nuestros propósitos tenemos que crear una nueva hoja en el mismo documento. Para ello basta pulsar en la parte inferior del archivo sobre el símbolo '+'.
Creamos una nueva hoja, y pulsando sobre el nombre de la misma, asignamos un nombre nuevo, en nuestro caso "Datos organizados". Véase la siguiente imagen:

nueva hoja de cálculo

En la hoja que contiene los datos originales ("Respuestas de Formulario 1") seleccionamos el rectángulo que está sobre los números de las filas y en la fila de la cabecera de las colulmnas. Al hacerlo, lo que conseguimos es seleccionar todas las celdas de la hoja (el rango completo).

seleccionando todas las celdas de la hoja

Una vez seleccionado todo el conjunto de celdas, procedemos a dar un nombre a todo ese conjunto (rango) de celdas. Para ello en el menú Datos seleccionamos "Intervalos con nombre" y asignamos un nombre, por ejemplo "DatosIntroducidos" (sin espacios).

Nos situamos ahora en la celda A1 de la segunda hoja, en la que hemos creado nosotros ("Datos organizados") e introducimos la fórmula '=TRANSPOSE(DatosIntroducidos)' (escribimos el texto sin las comillas y pulsamos la tecla Intro):

Función TRANSPOSE para transponer los datos

La fórmula introducida presenta los datos en esta nueva hoja de forma transpuesta, tal y como muestra la siguiente imagen y, además, si posteriormente se añaden más datos a la primera hoja (nueva fila) porque alguien vuelva a usar el formulario, estos se añaden automáticamente de forma transpuesta (columna) :

Los datos originales transpuestos

Esto permite disponer de los datos de la forma habitual: una fila por cada alumno, y las notas de cada asignatura por columnas.

CUARTO PASO: DISPONER DE LOS DATOS PARA MODIFICAR FORMATOS O UTILIZAR SOLO UNA PARTE DE LOS MISMOS:

Si deseamos modificar formatos, usar solo una parte de ellos (por ejemplo eliminar la marca temporal), calcular medias, hacer recuentos, etc., lo mejor es seleccionar los datos de la segunda hoja (en nuestro ejemplo "Datos Organizados") que se desea copiar, copiarlos (CTRL+C) y pergarlos como valores en una tercera hoja ("Datos Finales"). Para pegar los datos deseados como valores se utiliza el menú Edición --> Pegado Especial --> Pegar solo los valores.

En esa tercera hoja se puede hacer lo que se quiera y eso no afectará a los datos originales almacenados en la hoja "Respuestas de formulario 1" y se puede aplicar todos los formatos deseados, se pueden reordenar los dastos, hacer cálculos con fórmulas estadísticas, se pueden generar gráficos, etc.

Los datos deseados de esta tercera hoja se pueden copiar (CTRL + C) y se pueden pegar en un google doc (documento de texto).

Datos manipulados posteriromente

Existe la posibilidad de generar un documento individual para cada alumno a partir de una plantilla y utilizando el exelente, poderoso y versatil complemento Autocrat pero esta es otra historia de la que hablaremos en otra entrada en esta web (en breve).
AutoCrat permite hacer algo parecido a lo que en el editor de Word se llamaba "combinar correspondencia".

OTRAS POSIBILIDADES:

  • Si lo que se desea no es introducir notas, sino recabar información sobre los alumnos, el proceso es el mismo, pero los campos que llevan el nombre de cada alumno, en lugar de ser definidos como texto, se pueden definir como párrafo, lo que permite introducir mucha más información.
  • Si a la hora de recoger información para una sesión de evaluación se desea recoger, además de la nota, observaciones sobre el alumno, basta hacer lo que se ha hecho en el ejemplo descrito, añadiendo otro campo por cada alumno ("Pérez García, Carlos, OBSERVACIONES). De esa forma en la primera hoja cada alumno tendría dos columnas relacionadas con cada asignatura y en la segunda hoja tendría dos filas, una con las notas y otra con las observaciones en forma de texto. Toda esa información se puede posteriormente reordenar, agrupar, etc.

OBSERVACIÓN: Al imprimir esta página las imágenes pueden descolocarse. Intentaré poner un pdf próximamente

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